Inwerken zonder je beste mensen stil te leggen

Elke nieuwe medewerker kost de eerste weken vooral tijd van de collega's die het al weten. Met een kennisbank die je team zelf vult zoekt een nieuwe collega het antwoord op in plaats van het na te vragen — en zie je per fase wat hij daadwerkelijk beheerst.

Wat inwerken nu écht kost

Twee mensen tegelijk minder productief

De nieuwe collega leert door de ervaren collega te onderbreken. De rekening loopt dubbel: aan beide kanten van het bureau.

Dezelfde vragen bij elke nieuwe medewerker

Wie hier al langer werkt beantwoordt bij elke aanname opnieuw dezelfde twintig vragen. Niemand legt ze vast, want het duurt maar even.

Niemand weet waar iemand staat

Zonder vaste fasen en toetsmomenten is 'ingewerkt' een gevoel. Je merkt pas dat er een gat zit als er iets misgaat bij een klant.

Inwerken in vier fasen

De module Slim Inwerken bouwt op dezelfde kenniskaarten die je team dagelijks aanvult. Je maakt dus geen apart inwerkdossier dat na een half jaar niet meer klopt.

  1. 1

    Fase 1 — Bedrijf en werkwijze

    Wie doen we wat voor, hoe communiceren we, welke afspraken gelden er. De nieuwe collega leest en beantwoordt controlevragen in eigen tempo.

  2. 2

    Fase 2 — De functie zelf

    Functiegerichte kennis uit de kennisbank: de processen, de systemen en de afwegingen die bij deze rol horen — vastgelegd door de collega's die het werk doen.

  3. 3

    Fase 3 — Zelfstandig met vangnet

    De nieuwe medewerker werkt zelfstandig en stelt vragen aan de kennisassistent. Elk antwoord verwijst naar de kenniskaart, dus je ziet waar het vandaan komt.

  4. 4

    Fase 4 — Toetsen en aantonen

    Toetsen per fase leggen vast wat iemand beheerst. Aantoonbaar ingewerkt, met een diploma per afgeronde fase in plaats van een gevoel.

Wat het je oplevert

  • Nieuwe collega's zoeken zelf, in plaats van iemand te onderbreken.
  • De inwerkkennis groeit vanzelf mee met elke vraag die je team beantwoordt.
  • Voortgang per fase is zichtbaar voor de leidinggevende, niet alleen voelbaar.
  • Bij de volgende aanname staat het inwerkprogramma er al.
  • Vertrekt de inwerker zelf? Dan blijft het programma gewoon staan.

Slim Inwerken is een module bovenop Buddai Core. Wat dat kost staat op de prijzenpagina; hoe de onderliggende kennis wordt opgebouwd lees je bij kennisborging.

Veelgestelde vragen over inwerken

Hoe lang duurt inwerken met een kennisbank?
Dat verschilt per functie, maar het patroon is steeds hetzelfde: de tijd die een nieuwe medewerker nodig heeft om zelfstandig te werken daalt zodra hij antwoorden zelf kan opzoeken in plaats van moet navragen. De grootste winst zit in de eerste twee weken, waarin de meeste vragen worden gesteld.
Moeten we eerst een compleet inwerkprogramma bouwen?
Nee. Je begint met de kennis die je al hebt vastgelegd en vult aan naarmate er vragen binnenkomen. Wat een nieuwe medewerker vraagt en niet kan vinden, wordt automatisch een kennisvraag aan het team.
Wat is het verschil met een inwerkmap of checklist?
Een checklist zegt wat iemand moet doorlopen; hij bevat de kennis niet. Buddai koppelt de fasen aan de kenniskaarten die je team zelf heeft aangeleverd, houdt bij wat iemand beheerst en signaleert welke kennis nog ontbreekt.
Werkt dit ook voor functies zonder computerwerk?
Ja. De vragen zijn kort en in gewone taal, en zijn op een telefoon te beantwoorden. Voor rollen in productie, installatie of zorg werkt dat vaak beter dan een handleiding van veertig pagina's.

Test het op de eerstvolgende aanname

Zet één functie in de proefomgeving en kijk hoeveel vragen de nieuwe collega zelf beantwoord krijgt.

14 dagen proefomgeving · geen creditcard · stopt automatisch