Hoe Buddai Core werkt

1. Stap 1

   Benodigde kennis bepalen

   Samen bepalen we welke kennis jullie organisatie nodig heeft om te blijven draaien.

   Wie: Directie en beheerder, samen met Buddai

   • In de intake brengen we de organisatie, afdelingen, functies en belangrijke processen in kaart.
   • Daarbij zie je ook waar de afhankelijkheid zit.
   • Per afdeling of thema stellen jullie kennisdoelen vast.
   • Welke processen lopen vast als één collega wegvalt? Dat is het startpunt.

   Resultaat: kennisdoelen per afdeling of thema. Dat is de maatstaf voor de volgende stappen.

2. Stap 2

   Bestaande kennis beoordelen

   Wat er al is, wordt niet weggegooid. Documenten en kennis worden beoordeeld.

   Wie: Medewerkers leveren aan, managers beoordelen

   • Uploads, imports en antwoorden worden omgezet in kenniskaarten met status Concept.
   • Bij documenten zoekt Buddai wat ontbreekt, onduidelijk is, tegenstrijdig is of verouderd lijkt.
   • Tegenstrijdige kennis krijgt de status Betwist, zodat de keuze zichtbaar blijft.
   • Buddai zet wat er is af tegen de kennisdoelen uit stap 1: welke doelen zijn goed gedekt en welke niet.

   Resultaat: een eerlijk beeld van wat er al ligt, hoe betrouwbaar dat is en wat nog ontbreekt ten opzichte van de kennisbehoefte.

3. Stap 3

   Kennisgaten en risico's zichtbaar

   Je ziet waar de kennis sterk, dun of ontbrekend is, en waar je van één persoon afhankelijk bent.

   Wie: Manager en directie raadplegen de analyses

   • Dekking per kennisdoel en thema: sterk, dun of ontbrekend, voor de organisatie en per afdeling.
   • Kennis die bij één persoon zit, zichtbaar per thema.
   • Vragen die de assistent niet kon beantwoorden, worden vastgelegd als kennisgat.

   De agent ondersteunt, de organisatie valideert. Intern verantwoordelijken controleren de gaten en bepalen de prioriteit.

4. Stap 4

   Gericht aanvullen

   Buddai stelt persoonlijke vragen, afgestemd op de rol van de medewerker en op de gaten in de kennis.

   Wie: Medewerkers leveren kennis aan

   • Maximaal 2 nieuwe vragen per persoon per werkdag, niet in het weekend.
   • Vragen komen per e-mail, Slack of Teams.
   • Antwoorden mogen kort en in eigen woorden. Buddai maakt er structuur van.
   • Medewerkers kunnen ook zelf nieuwe ontwikkelingen vastleggen, zoals een gewijzigde werkwijze.
   • Liever praten dan typen? Met Buddai Voice spreek je het antwoord in.

   Waarom dit werkt: twee korte vragen per dag blijven niet liggen zoals een kennissessie van een dag.

5. Stap 5

   Controleren en beschikbaar stellen

   Kennis wordt pas beschikbaar nadat een interne controleur hem heeft getoetst en goedgekeurd.

   Wie: Manager en directie controleren en keuren goed

   • Managers en directie toetsen de data en keuren goed. Dan wordt de status Geverifieerd.
   • Wie moet goedkeuren, krijgt een dagelijkse herinnering.
   • Per kaart bepaal je wie hem ziet: de hele organisatie, de eigen afdeling of alleen de eigenaar.
   • Daarna is de kennis beschikbaar voor wie toegang heeft.

   Resultaat: kennis waarvan je weet dat iemand binnen jullie organisatie hem heeft gecontroleerd.

6. Stap 6

   Actueel houden

   Kennis veroudert. Daarom blijft Buddai terugkomen op wat al is goedgekeurd.

   Wie: Eigenaren bevestigen, directie leest de briefing

   • Na 30 dagen vraagt Buddai de eigenaar van een kaart: is dit nog steeds correct?
   • Directie en beheerders krijgen een wekelijkse briefing met nieuwe kennis, deelname, risico's en verouderde kaarten.
   • De briefing noemt het grootste kennisgat en een paar acties om mee te beginnen.
   • Zo wordt kennisbeheer onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering, in plaats van een los project.

   Resultaat: geen wiki die stilletjes veroudert, maar kennis met een eigenaar en een controlemoment.

7. Stap 7

   Verder benutten met modules

   Op de gecontroleerde kennis in Buddai Core bouwen de modules voort. Je kiest wat past.

   Wie: Medewerkers raadplegen, managers sturen bij

   • Buddai Assist

     De kennisassistent die antwoord geeft uit goedgekeurde bedrijfskennis.

   • Buddai Onboard

     Nieuwe medewerkers gericht inwerken vanuit jullie eigen kennis.

   • Buddai Develop

     Toetsing, ontwikkelplannen en omscholing vanuit huidige en toekomstige functies.

   • Buddai Insights

     Werkinstructies, knelpunten en verbeterkansen uit de kennis van je organisatie.

   • Buddai Exchange✦Nieuw

     Werk en verantwoordelijkheden overdragen via een gesprek met Buddai.

   • Buddai Voice

     Kennis inspreken in plaats van typen.

   Modules komen bovenop Buddai Core. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

Verder

Verder lezen