Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Buddai is een dienst van Buddai B.V., gevestigd in Nederland. Buddai fungeert als verwerker in de zin van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De organisatie die Buddai inzet voor haar medewerkers is de verwerkingsverantwoordelijke (de klant). De klant bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens binnen zijn organisatie.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Naam en e-mailadres van gebruikers (medewerkers van de klant)
• Antwoorden op kennisborgende vragen en chatberichten
• Gebruiksdata zoals login-tijdstippen en interacties met de applicatie
• Technische gegevens (IP-adres, browser, sessie-ID) ten behoeve van beveiliging
• Als de organisatie Microsoft 365 koppelt: bestanden uit SharePoint- of OneDrive-mappen die een beheerder heeft aangewezen, en e-mails die een medewerker zelf in de Outlook-map “Buddai” zet

3. Geen AI-training op jouw data

Buddai gebruikt AWS Bedrock binnen EU-regio's uitsluitend voor het genereren van antwoorden op het moment van een verzoek. Volgens het openbare databeleid van AWS Bedrock worden prompts en antwoorden niet gebruikt om modellen te trainen. Buddai traint zelf ook geen AI-modellen op de gegevens of de kennisinhoud van jouw organisatie.

4. Hosting en datalocatie

Alle gegevens in de applicatie worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie, met uitzondering van de foutmonitoring en de optionele integraties hieronder:

• Applicatie-hosting: Amazon ECS Fargate met een Application Load Balancer (Frankfurt, eu-central-1)
• Database: Amazon RDS Postgres (Frankfurt, eu-central-1)
• Authenticatie: Amazon Cognito (Frankfurt, eu-central-1)
• Bestandsopslag: Amazon S3 (Frankfurt, eu-central-1)
• Spraak-naar-tekst en e-mail: Amazon Transcribe en Amazon SES (Frankfurt, eu-central-1)
• AI-verwerking: Amazon Bedrock via een EU-inferentieprofiel; verzoeken worden uitsluitend binnen EU-regio's verwerkt (bijvoorbeeld Frankfurt, Ierland of Parijs)

Alle verbindingen zijn versleuteld via TLS. Data in rust is versleuteld via AES-256. Buddai hanteert row-level security zodat klantdata strikt gescheiden blijft.

Foutmonitoring: Buddai gebruikt Sentry voor technische foutrapportages (stacktraces en URL's); persoonsgegevens worden niet meegestuurd. Sentry verwerkt deze rapportages in de VS; een migratie naar de EU is gepland.

Optionele integraties: Wanneer een organisatie ervoor kiest om Slack of Microsoft Teams te koppelen voor notificaties, worden enkel notificatietekst en vraagteksten naar die platforms gestuurd. Slack-data kan via Salesforce/Slack buiten de EU verwerkt worden; Microsoft Teams valt onder de EU Data Boundary van Microsoft 365. Deze integraties zijn standaard uit en worden alleen geactiveerd na expliciete keuze van een organisatiebeheerder.

Microsoft 365 (optioneel): Een organisatie kan Buddai koppelen aan haar eigen Microsoft 365-omgeving. Dan zijn er vier functies, elk alleen actief na een bewuste keuze:

• Inloggen met Microsoft: Buddai ontvangt je naam en e-mailadres van je Microsoft-account.
• Back-up: Buddai schrijft elke nacht een kopie van de kenniskaarten naar een map in SharePoint of OneDrive van de organisatie zelf.
• Kennis importeren: Buddai leest bestanden uit mappen die een beheerder heeft aangewezen, en stelt daaruit kenniskaarten voor. Een voorstel wordt pas zichtbaar voor het team nadat iemand het heeft goedgekeurd. Bij elke kaart bewaren we een verwijzing naar het bronbestand.
• Mailbox koppelen: Een medewerker kan zelf zijn of haar Outlook koppelen. Buddai leest dan uitsluitend e-mails in de map “Buddai” die de medewerker daar zelf neerzet, geen andere mappen. Microsoft toont bij het koppelen een bredere toestemming (“e-mail lezen”), omdat Microsoft geen toestemming per map kent; Buddai gebruikt die alleen voor deze ene map. Voordat een e-mail wordt opgeslagen of door AI wordt verwerkt, halen we e-mailadressen, telefoonnummers, BSN-nummers, IBAN's en creditcardnummers eruit, net als doorgestuurde berichten en handtekeningen. Ontkoppelen kan altijd via de instellingen; de koppeling en de opgeslagen toegangssleutels worden dan direct verwijderd. Kaartvoorstellen die al zijn gemaakt, blijven bestaan tot ze worden afgewezen of verwijderd.

Toegangssleutels voor Microsoft 365 worden versleuteld opgeslagen. De verwerking door Buddai gebeurt in Frankfurt (eu-central-1); waar de gegevens in Microsoft 365 zelf staan, bepaalt de Microsoft-omgeving van de organisatie.

5. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden bewaard zolang de klant een actieve overeenkomst met Buddai heeft. Na beëindiging van de overeenkomst heeft de klant 30 dagen om de gegevens te exporteren. Daarna wordt de organisatie ingepland voor verwijdering en volgt na een bedenktijd van 7 dagen de definitieve verwijdering, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Proefomgeving: een proefomgeving die niet wordt omgezet naar een abonnement blijft na afloop 30 dagen bewaard. Daarna wordt de organisatie ingepland voor verwijdering en volgt na een bedenktijd van 7 dagen de definitieve verwijdering.

Verwijdering op verzoek: verwijdert een beheerder de organisatie via de instellingen, dan geldt een bedenktijd van 7 dagen; daarna worden alle gegevens definitief gewist. Auditlogs worden bewaard zolang de organisatie bestaat en worden samen met de organisatie verwijderd.

Back-ups: de database wordt automatisch geback-upt en die back-ups worden 14 dagen bewaard. Verwijderde gegevens staan daarom nog maximaal 14 dagen in de back-ups en verdwijnen daar vanzelf zodra die verlopen. Een uit een document verwijderd bestand wordt direct uit de opslag gehaald; oudere versies van bestanden worden na maximaal 365 dagen automatisch gewist.

Technische logs: logs van de applicatie worden 30 dagen bewaard, logs van de load balancer (met IP-adressen) 90 dagen en logs van beheeracties in onze AWS-omgeving 365 dagen. Daarna worden ze automatisch gewist.

6. Jouw rechten (Art. 15–22 AVG)

Als betrokkene heb je de volgende rechten. Verzoeken worden afgehandeld via de verwerkingsverantwoordelijke (jouw werkgever). Individuen kunnen ook rechtstreeks contact opnemen:

• Inzage (Art. 15): inzicht in welke gegevens wij verwerken
• Rectificatie (Art. 16): correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering (Art. 17): verzoek tot wissen van jouw gegevens
• Beperking (Art. 18): tijdelijke beperking van de verwerking
• Overdraagbaarheid (Art. 20): export van jouw gegevens in machine-leesbaar formaat
• Bezwaar (Art. 21): bezwaar maken tegen verwerking

7. Data-export en verwijdering

Beheerders kunnen via het dashboard alle organisatiedata exporteren als JSON. Volledige verwijdering van een organisatieaccount is beschikbaar via de instellingenpagina of op verzoek via privacy@buddai.nl.

8. Cookies

Buddai gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn om je veilig te kunnen laten inloggen en de applicatie te laten werken. Daarnaast gebruiken we op de openbare website (niet in de applicatie zelf) analytische cookies van Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken. Deze analytische cookies plaatsen we alleen na jouw toestemming via de cookiebanner. Wij plaatsen geen marketingcookies en delen geen gegevens met advertentienetwerken; in Google Analytics staan advertentiefuncties en gegevensdeling uit en worden IP-adressen geanonimiseerd. Google kan deze websitestatistieken ook buiten de EU verwerken; daarvoor is Google gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

De functionele cookies zijn httpOnly (niet leesbaar door JavaScript) en worden nooit gebruikt om je gedrag te volgen. Daarnaast onthoudt Buddai enkele schermvoorkeuren (zoals welke tips je al hebt gezien) lokaal in je browser via localStorage; deze gegevens verlaten je browser niet.

Je kunt je toestemming voor analytische cookies op elk moment intrekken of wijzigen: klik hier om je cookievoorkeuren opnieuw in te stellen.

9. Contact

Voor privacygerelateerde vragen of verzoeken: privacy@buddai.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.