Bewaartermijn personeelsdossier: hoe lang mag je wat bewaren?

Wat zegt de AVG over bewaartermijnen?

De AVG noemt geen enkele concrete bewaartermijn. Ze legt één principe op — opslagbeperking — en laat het aan jou om daar per soort gegeven een termijn bij te kiezen. De Autoriteit Persoonsgegevens zegt het onomwonden: in de AVG staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens, organisaties bepalen zelf hoe lang zij die bewaren, maar wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten — bijvoorbeeld in belastingwetgeving.²

Dat is de hele regel. Het uitgangspunt van de AP luidt navenant kort: u mag persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaren.² Wie op zoek is naar één getal dat voor het hele dossier geldt, zoekt dus naar iets wat niet bestaat. Wat wél bestaat zijn drie termijnen voor drie stapels papier, en die staan hieronder.

Overzicht: welke termijn hoort bij welk document?

7 jaar: de fiscale bewaarplicht

De zeven jaar komt niet uit de privacywetgeving maar uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Artikel 52 verplicht administratieplichtigen om de daar bedoelde gegevensdragers gedurende zeven jaar te bewaren, voor zover bij of krachtens de belastingwet niet anders is bepaald.³ De Belastingdienst rekent de loonadministratie tot de basisgegevens, en die vallen onder diezelfde zeven jaar.⁴

Dit is de enige termijn in dit artikel waarbij te vroeg opruimen je in de problemen brengt in plaats van eruit. De AP schaart ook de arbeidsovereenkomsten en de wijzigingen daarop onder de zeven jaar, met als reden dat de Belastingdienst die gegevens nodig heeft.¹ Voor een MKB-werkgever betekent dat concreet: het contract en de loonstroken gaan niet mee in de opschoonronde van twee jaar.

5 jaar: kopie identiteitsbewijs en loonbelastingverklaring

Een kopie van het identiteitsbewijs van je werknemers is niet iets wat je mag bewaren — het is iets wat je moet bewaren. De AP wijst op artikel 28 van de Wet op de loonbelasting: als werkgever met werknemers in loondienst ben je wettelijk verplicht een kopie van hun identiteitsbewijs op te nemen in je loonadministratie.⁵

De termijn is minstens vijf jaar, en let op het startpunt: dat is niet de dag van uitdiensttreding maar het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband is beëindigd.⁵ Iemand die in maart 2026 vertrekt, gaat dus pas eind 2031 uit de kast — bijna zes jaar. De loonbelastingverklaring kent volgens de AP dezelfde vijf jaar.¹

2 jaar: alles waarvoor geen wet een termijn noemt

Voor het grootste deel van een personeelsdossier bestaat helemaal geen wettelijke termijn. Daarvoor geldt het advies van de AP: die gegevens bewaar je in het algemeen twee jaar nadat de werknemer uit dienst is — en zijn ze al eerder niet meer nodig, dan moet je ze direct verwijderen.¹

• Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. De AP noemt deze als eerste voorbeeld.¹ Dat maakt het functioneringsgesprek tot een document met een houdbaarheidsdatum, geen permanent archief.
• Correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag.¹
• Afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad.¹
• Getuigschriften en de verzuimfrequentie.¹

Deze twee jaar is een advies van de toezichthouder, geen wetsartikel — maar het is wel het advies van precies de instantie die erop handhaaft, en dus de norm waaraan je wordt gehouden als iemand een klacht indient. Behandel het als een termijn, niet als een suggestie.

Sollicitanten: 4 weken, of een jaar met toestemming

Gegevens van iemand die de functie niet kreeg, verwijder je volgens de AP uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wil je ze langer houden voor een functie die later voorbijkomt, dan kan dat met toestemming van de sollicitant; een redelijke termijn daarvoor is maximaal één jaar na afloop van de procedure.⁶

De AP formuleert die vier weken als wat gebruikelijk is, niet als een harde wettelijke deadline.⁶ Dat verandert weinig aan wat je moet doen — het is de norm waaraan je wordt afgemeten — maar het verklaart wel waarom je online zowel 'vier weken' als 'vier weken, tenzij' tegenkomt. Vraag je om toestemming voor dat jaar, doe dat dan schriftelijk en in dezelfde mail waarin je afwijst; achteraf alsnog toestemming vragen aan iemand die je hebt afgewezen werkt zelden.

Wanneer mag je langer bewaren dan de termijn?

Bij een lopend of afgelopen conflict. De AP staat toe dat je gegevens van een (ex-)werknemer langer bewaart als er een arbeidsconflict met deze werknemer is of is geweest, of als er een rechtszaak loopt.¹

Dat is een uitzondering met een reden, geen vrijbrief. Ze geldt voor het dossier van díe werknemer en zolang die zaak speelt — niet voor het hele archief, en niet 'voor het geval dat'. Wie het inroept, doet er goed aan ergens vast te leggen waarom, zodat over drie jaar nog te achterhalen is waarom dit ene dossier er nog is.

Een opschoonronde die je één keer per jaar draait

1. 1

   Splits het dossier in drie stapels

   Fiscaal (contract, loonstroken, kopie ID, loonbelastingverklaring), gespreks- en beoordelingsmateriaal, en de rest. Zonder die splitsing kun je geen enkele termijn toepassen, want ze gelden per soort document en niet per persoon.

2. 2

   Zet de datum van uitdiensttreding erbij

   Alle termijnen in dit artikel rekenen vanaf uitdiensttreding, en die van het identiteitsbewijs vanaf het einde van dat kalenderjaar.⁵ Zonder die datum is een dossier niet op te schonen — je weet dan simpelweg niet wanneer de klok is gaan lopen.

3. 3

   Gooi de tweejaarsstapel weg zodra hij aan de beurt is

   Gespreksverslagen van iemand die drie jaar geleden vertrok, hoor je niet meer te hebben — tenzij er een conflict speelde.¹ Dit is de stapel waar bij vrijwel elke werkgever te veel in zit.

4. 4

   Controleer of er zzp-dossiers tussen zitten

   Kopieën van identiteitsbewijzen van opdrachtnemers horen er niet te zijn.⁵ Die verwijder je niet aan het eind van een termijn maar direct.

5. 5

   Leg vast wat je hebt weggegooid, niet wat erin stond

   Een regel als 'gespreksverslagen 2019–2024 verwijderd op 1 augustus 2026' is genoeg. Zo kun je later aantonen dat je opruimt, zonder dat je daarvoor de gegevens bewaart die je net hebt vernietigd.

Wat een vertrekkende medewerker aan kennis achterlaat, is een ander verhaal dan wat je aan persoonsgegevens over hem bewaart. Het eerste wil je juist vasthouden — zie kennisoverdracht bij vertrek en de vragen uit het exitgesprek. Het tweede ruim je op volgens de termijnen hierboven. Die twee dingen door elkaar halen is precies hoe dossiers te vol raken.