Functioneringsgesprek: vragen die het gesprek echt op gang brengen

Is een functioneringsgesprek verplicht?

Nee. Er is geen Nederlandse wet die voorschrijft dat een werkgever functioneringsgesprekken houdt, hoe vaak dat moet, of hoe zo'n gesprek eruitziet. Wat de wet wél doet, is een voorwaarde stellen aan ontslag wegens disfunctioneren — en aan die voorwaarde voldoe je in de praktijk alleen met gesprekken die zijn vastgelegd.

Die voorwaarde staat in artikel 7:669 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek, de bepaling die de redelijke gronden voor ontslag opsomt. Onderdeel d — in de praktijk de 'd-grond' genoemd — luidt letterlijk:

Let op wat er níet staat. Het woord 'functioneringsgesprek' komt in het artikel niet voor. Er staat geen aantal gesprekken, geen duur van een verbetertraject en geen voorgeschreven format. De wet eist twee dingen: tijdig in kennis gesteld en in voldoende mate in de gelegenheid gesteld te verbeteren. Advocaten die de rechtspraak op dit punt samenvatten wijzen erop dat er geen wettelijke kaders zijn voor de inhoud van een verbetertraject; de rechter toetst aan normen die in de rechtspraak zijn ontwikkeld.⁵

Functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek?

Een functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer over de samenwerking; een beoordelingsgesprek is een eenzijdig oordeel over prestaties, meestal met gevolgen voor salaris of contract. Vakbond CNV vat het bondig samen: het doel van het functioneringsgesprek is het geven en krijgen van feedback, en er is geen beoordeling, zoals bij een beoordelingsgesprek.²

Dat onderscheid is niet academisch. Zodra een medewerker vermoedt dat zijn openhartige antwoord straks in een beoordeling terechtkomt, krijg je geen openhartig antwoord meer. De vragen hieronder werken alleen in een gesprek waarin het antwoord niet meteen wordt afgerekend — en dat kun je maar op één manier duidelijk maken: door de twee gesprekken op verschillende momenten te voeren en dat vooraf te zeggen.

Waarom de meeste gesprekken niets opleveren

Gallup schrijft er in datzelfde onderzoek bij dat slechts twee op de tien werknemers het er sterk mee eens zijn dat hun prestaties worden gemanaged op een manier die hen motiveert om uitstekend werk te leveren.³ Dat zijn Amerikaanse cijfers uit 2017, en Gallup noemt bij deze percentages geen steekproefomvang — neem ze dus als richting, niet als meetlat voor jouw bedrijf. Maar de richting is duidelijk genoeg: het probleem van het jaarlijkse gesprek is zelden dat het niet plaatsvindt. Het is dat er niets uitkomt waar iemand de volgende dag iets mee doet.

Vragen over het afgelopen jaar

• Waar ben je het meest trots op sinds ons vorige gesprek — en waarom juist daarop?
• Welke klus ging beter dan je vooraf had gedacht? Wat maakte het verschil?
• Welke klus ging slechter? Wat zou je overdoen als je opnieuw kon beginnen?
• Waar heb je het afgelopen jaar het meest van geleerd?
• Welke afspraak uit ons vorige gesprek is er niet van gekomen? Wat zat er in de weg?
• Als je één beslissing van dit jaar terug mocht draaien, welke zou dat zijn?

Vragen over het werk zelf

Dit is het blok dat in de meeste gesprekken ontbreekt. Het gaat niet over hoe iemand functioneert, maar over hoe het werk in elkaar zit — en daar weet degene die het elke dag doet meer van dan jij.

• Welk deel van je werk kost meer tijd dan het waard is?
• Wat doe je nu op een manier die je nergens hebt opgeschreven, maar die wel elke keer werkt?
• Waar loop je tegenaan dat ik niet zie?
• Welke informatie moet je te vaak ergens gaan zoeken?
• Wat zou je veranderen als je één regel of procedure mocht schrappen?
• Welke vraag krijg je van collega's het vaakst?
• Wat gaat er mis als jij twee weken weg bent?
• Welk gereedschap, systeem of formulier werkt tegen je in plaats van mee?

Vragen over samenwerking

• Met wie werk je het prettigst samen, en wat maakt dat zo?
• Waar loopt de samenwerking met een ander team stroef?
• Krijg je op tijd wat je van anderen nodig hebt om je werk te doen?
• Vraag je om hulp als je vastloopt? Zo niet, wat houdt je tegen?
• Wie in het team weet iets wat de rest zou moeten weten?
• Zijn er collega's van wie jij denkt dat ze meer kunnen dan ze nu doen?

Vragen over ontwikkeling en toekomst

• Welk deel van je werk zou je vaker willen doen? En welk deel minder?
• Wat wil je over een jaar kunnen wat je nu nog niet kunt?
• Welke kennis mis je om je werk beter te doen?
• Zie je jezelf hier over drie jaar nog zitten? Wat is daarvoor nodig?
• Wat zou je willen leren dat niet direct met je huidige functie te maken heeft?
• Wie zou jou kunnen vervangen als je doorgroeit? Wat heeft die persoon daarvoor nodig?
• Welke cursus, training of opdracht zou het meeste verschil maken?

Die laatste twee vragen leveren vaker bruikbare input op voor een opleidingsplan dan een leeg formulier dat je iemand vooraf toestuurt.

Vragen over jou als leidinggevende

Deze vragen zijn ongemakkelijk en precies daarom het waardevolst. Stel ze pas als de rest van het gesprek goed is verlopen, en reageer op het antwoord met een vraag in plaats van met een weerwoord.

• Wat zou ik anders moeten doen om jouw werk makkelijker te maken?
• Krijg je genoeg terugkoppeling van mij, of hoor je te weinig?
• Heb ik het afgelopen jaar een keer te snel geoordeeld?
• Waar bemoei ik me te veel mee? En waar te weinig?
• Wat had je van mij willen horen toen het even niet lekker liep?
• Als je één ding aan de manier van werken hier mocht veranderen, wat zou het zijn?

Vier vragen die verborgen kennis boven tafel halen

De vragen hieronder gaan niet over functioneren maar over wat iemand wéét. Ze zijn geformuleerd rond concrete gebeurtenissen, want zo komt impliciete kennis naar buiten: niet door te vragen 'wat weet je?', maar door te vragen naar een moment waarop die kennis het verschil maakte.

1. Waar heeft een nieuwe collega dit jaar het langst over gedaan om te snappen? Dat is precies het stuk dat nergens is vastgelegd.
2. Wanneer wist jij dat er iets mis ging voordat het systeem het aangaf? Waar zag je dat aan?
3. Welke uitzondering ken jij die niet in de procedure staat? Bij welke klant, machine of situatie wijk je bewust af?
4. Als je morgen zou vertrekken, wat zou dan als eerste misgaan? Niet 'wie doet mijn werk', maar wat er kapotgaat.

Antwoorden op deze vier vragen horen niet thuis in een verslag dat over twee jaar wordt vernietigd. Zet ze meteen over naar de plek waar je werkinstructies of kenniskaarten bewaart — anders zijn ze bij het volgende gesprek alweer verdwenen.

Zo bereid je het gesprek voor

1. 1

   Stuur de vragen vooraf, niet het formulier

   Geef een week van tevoren vier of vijf vragen mee waar iemand over na kan denken. Een blanco beoordelingsformulier levert defensieve antwoorden op; een concrete vraag levert een voorbereid verhaal op.

2. 2

   Verzamel drie concrete voorbeelden

   Twee die goed gingen, één die niet goed ging — met datum, situatie en gevolg. Zonder voorbeelden praat je over eigenschappen, en daar kan niemand iets mee.

3. 3

   Lees het vorige verslag terug

   Begin het gesprek bij de afspraken van vorige keer. Doe je dat niet, dan leert iedereen dat de afspraken vrijblijvend waren.

4. 4

   Plan een uur en houd je eraan

   Korter wordt een afvinkgesprek, langer verwatert. Zet het niet vlak voor de lunch of aan het eind van de vrijdag.

5. 5

   Laat de medewerker beginnen

   Wie als eerste zijn oordeel geeft, bepaalt de rest van het gesprek. Begin jij, dan hoor je alleen nog reacties op jouw beeld.

6. 6

   Sluit af met maximaal drie afspraken

   Elk met een naam en een datum erbij. Tien voornemens is hetzelfde als geen enkele.

Het verslag: wat je vastlegt en hoe lang je het bewaart

Leg vast wat er is besproken, welke afspraken zijn gemaakt en wat de medewerker daarvan vindt — en laat hem het verslag zien of tekenen. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt bij de gegevens die in een personeelsdossier mogen zitten expliciet de verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door de werknemer voor akkoord zijn getekend of zijn gezien.⁴

Voor de bewaartermijn geldt: voor dit soort gegevens noemt de wet geen termijn, en de AP hanteert als algemene lijn twee jaar nadat de werknemer uit dienst is — en direct verwijderen zodra je ze eerder niet meer nodig hebt.⁴ Wat je precies wanneer mag bewaren, staat uitgebreider in het artikel over de bewaartermijn van het personeelsdossier.