Preboarding: wat er moet gebeuren tussen tekenen en dag 1

Wat is preboarding — en waar stopt het precies?

Preboarding is alles wat je doet tussen het moment dat een kandidaat het contract tekent en de eerste werkdag: contact houden, administratie afronden en de praktische kant voorbereiden. Het stopt op dag 1 — zodra iemand voor het eerst op de werkvloer staat, ben je niet meer aan het preboarden maar aan het inwerken.

Dat onderscheid is meer dan semantiek. Preboarding gaat over een kandidaat die nog ergens anders werkt, nog geen collega's kent en nog kan terugkrabbelen. Onboarding gaat over een medewerker die er al is. De acties die daarbij horen verschillen: preboarding is vooral communicatie en voorbereiding op afstand, onboarding is voordoen, meelopen en zelf doen.

De volledige lijst van wat er vanaf dag 1 tot en met maand 3 moet gebeuren staat in onboarding checklist nieuwe medewerker — inclusief de administratieve items die al in de preboarding beginnen. Dit artikel gaat alleen over de periode ervoor: de weken waarin er nog niets zichtbaars gebeurt, terwijl er ondertussen wel het een en ander mis kan gaan.

Waarom is de opzegtermijn het risicovolste stuk van deze periode?

Omdat een kandidaat met een vast contract wettelijk minimaal één maand opzegtermijn heeft bij zijn huidige werkgever — vaak meer, als dat contractueel is afgesproken.⁴ Die maand (of langer) is precies de periode waarin een concurrent nog kan bellen met een tegenbod, een huidige werkgever alsnog met een beter voorstel komt, of twijfel gewoon de kans krijgt om te groeien.

Dat tweede cijfer is waarom het risico zwaarder weegt dan het lijkt. Het aandeel moeilijk vervulbare vacatures is weliswaar gedaald van 53 procent in 2023 en 2024 naar 45 procent in 2025, maar dat betekent nog steeds dat bijna de helft van de vacatures lastig te vervullen was — met technische beroepen en zorg en welzijn als koplopers.⁵ Een kandidaat die na tekenen alsnog afhaakt, betekent voor veel MKB-functies geen snelle vervanging maar weken tot maanden opnieuw werven.

Wat stuur je wanneer, tussen tekenen en dag 1?

Een handvol korte, geplande contactmomenten — niet dagelijks contact en niet stilzwijgen tot de laatste week. Elk moment heeft een eigen doel: administratie afronden, de drempel voor dag 1 verlagen, of simpelweg laten merken dat er iemand op je wacht.

Zes momenten in vier tot acht weken is voor de meeste functies genoeg. Bij een langere opzegtermijn van twee of drie maanden voeg je een extra tussenmoment toe rond de helft van de periode — niet om iets te vragen, maar om te laten zien dat de aanstelling nog steeds geldt.

Wat moet er administratief rond zijn vóór dag 1?

Drie dingen zijn geen keuze: de identiteit van je nieuwe medewerker vaststellen met een origineel document, de gegevens voor de loonheffingen binnenkrijgen, en het IT-account en de toegangspas gereed hebben. De eerste twee hebben een harde wettelijke deadline: vóór de eerste werkdag, niet erna.

1. 1

   Identiteit vaststellen vóór de eerste werkdag

   Vraag een origineel, geldig identiteitsbewijs — paspoort, Nederlandse ID-kaart, een EER-document of een verblijfsdocument. Een kopie of een rijbewijs is geen geldig bewijs. Bewaar de kopie minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigt.¹

2. 2

   Loonbelastingverklaring binnenkrijgen

   Laat de nieuwe medewerker de opgaaf gegevens voor de loonheffingen invullen en ondertekenen — inclusief BSN en de keuze voor de loonheffingskorting — en lever dit vóór de eerste werkdag in.² Begint iemand dezelfde dag als de indiensttreding, dan moet het formulier er zijn voordat het werk begint.

3. 3

   Wat er misgaat als je een van beide mist

   Zonder gecontroleerd identiteitsbewijs geldt voor de loonheffing het anoniementarief — het hoogste tarief, zonder heffingskorting. Dat is duurder voor de medewerker en levert bij een controle een correctie op je loonadministratie op. Regel dit dus in de preboarding, niet op dag 1 onder tijdsdruk.

4. 4

   IT-account en toegangspas laten voorbereiden

   Vraag IT ruim voor dag 1 om een account, inloggegevens en eventueel een toegangspas klaar te zetten. Dit is geen wettelijke verplichting, maar wel het onderdeel dat een eerste werkdag het snelst laat vastlopen als het ontbreekt.

5. 5

   Arbeidsovereenkomst archiveren

   Zorg dat de getekende overeenkomst in de personeelsadministratie staat vóór dag 1, niet los in een mailbox.

Wat doe je op het menselijke vlak, naast de administratie?

Je zorgt dat er op dag 1 al iets bekends is: een naam, een gezicht, een programma voor de eerste week. Niet om iemand voor te bereiden op het werk zelf — dat is onboarding — maar om de stap naar een onbekende plek kleiner te maken.

• Stel de buddy voor vóór dag 1, met een kort bericht of belletje — niet pas als de nieuwkomer al binnen is. Wie je kiest en wat je van hem vraagt staat in inwerkbuddy aanwijzen.
• Deel wie erbij is op dag 1: namen en rollen van het team, zodat een nieuwkomer niet blind een ruimte binnenloopt.
• Geef een voorproefje van de eerste week, geen volledig schema — een paar zinnen over wat er ongeveer gaat gebeuren is genoeg.
• Nodig uit om te bellen of mailen. Eén vaste naam voor "stomme vragen" voorkomt dat kleine onzekerheden blijven hangen tot dag 1.

Eén vraag is het proberen waard, ongeacht de functie: "Is er iets waar je nu al mee zit, of waarover je twijfelt?" Die vraag geeft een kandidaat de ruimte om iets te melden — een verhuizing die nog niet rond is, een laptop die niet werkt op de eerste dag, twijfel over de functie zelf — voordat het op dag 1 zichtbaar wordt als probleem in plaats van als vraag. Hoe het programma van de eerste maanden er daarna uitziet staat in inwerkprogramma maken.

Wat moet je in de preboarding juist niet doen?

Drie dingen gaan het vaakst mis: het personeelshandboek in de mailbox dumpen, werk vragen vóór de startdatum zonder dat daar iets tegenover staat, en de weken volplannen met verplichte onderdelen. Alle drie voelen als zorgvuldigheid en werken averechts.

1. Het personeelshandboek meteen na tekenen sturen. Honderd pagina's beleid, drie weken voor de start, wordt niet gelezen en zet meteen de verkeerde toon: dit is een organisatie die met documenten communiceert. Bewaar het handboek voor dag 1 of later.
2. Onbetaald werk of verplichte voorbereiding vragen vóór de startdatum. Een training laten volgen, een systeem laten doorlopen of stukken laten voorbereiden hoort bij het dienstverband — en dat begint pas op de afgesproken datum. Vraag hooguit iets vrijblijvends, en wees expliciet dat het geen verplichting is.
3. De hele periode volplannen. Een kandidaat die nog een andere baan heeft, heeft geen tijd voor wekelijkse verplichte calls. Een paar korte, geplande contactmomenten werken beter dan een schema dat aanvoelt als een tweede halve baan.
4. Beloftes doen die je nog niet hebt geregeld. "Je laptop staat klaar" moet kloppen als iemand binnenkomt. Een belofte die niet uitkomt op dag 1 weegt zwaarder dan geen belofte.

Wat mag je vastleggen en versturen, gezien privacy?

Minder dan je na het tekenen misschien denkt. Sollicitatiegegevens en de gegevens van een toekomstige medewerker vallen niet automatisch onder dezelfde regels — en de gegevens die je in de preboarding verzamelt, verzamel je alleen omdat je ze voor de indiensttreding zelf nodig hebt, niet omdat het handig is voor later.

Voor sollicitanten die je niet aanneemt geldt het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens: verwijder cv, brief, gespreksnotities en testresultaten uiterlijk vier weken na afronding van de procedure, tenzij de kandidaat expliciet toestemming geeft voor een langere bewaartermijn van maximaal een jaar.⁶ Bij de kandidaat die wél tekent, verandert dat: de gegevens die nodig zijn voor het sluiten en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst gaan mee het personeelsdossier in en vallen dan onder andere bewaartermijnen.

Praktisch betekent dit voor de preboarding: vraag het BSN pas op via de loonbelastingverklaring, niet eerder in het proces. Bewaar geen kopie van een identiteitsbewijs voordat je die daadwerkelijk nodig hebt voor de loonadministratie. En stuur geen interne systemen, klantgegevens of gevoelige bedrijfsinformatie naar een privé-mailadres "vast ter voorbereiding" — dat account valt nog niet onder je eigen beveiliging. Meer over bewaartermijnen van personeelsgegevens in het algemeen staat in bewaartermijn personeelsdossier.

Hoe weet je of je preboarding werkt?

Aan drie dingen: of mensen daadwerkelijk komen opdagen, of dag 1 zonder gedoe met laptops en passen verloopt, en of nieuwe medewerkers achteraf zeggen dat ze zich welkom voelden voordat ze er waren. Geen van de drie heeft een ingewikkelde meting nodig.

• No-show percentage. Houd bij hoeveel getekende contracten niet uitmonden in een eerste werkdag, en waarom. Bij meer dan een enkeling per jaar is er een patroon, geen toeval.
• Gereedheid op dag 1. Stond de laptop klaar, werkte het account, was de pas er? Vraag het de leidinggevende letterlijk na, niet aan de nieuwkomer — die weet niet beter of het normaal was.
• Eén vraag in het eerstelijnsgesprek. Vraag in het terugkomgesprek van week 1 expliciet: "Voelde je je al welkom vóórdat je begon?" Een nee daarop wijst bijna altijd terug naar de preboarding, niet naar dag 1 zelf.

Leg de antwoorden ergens vast, ook als het een losse zin is in een gespreksverslag. Dat is dezelfde informatie die je nodig hebt om de volgende preboarding beter te maken, en het scheelt je over een jaar het geheugenwerk van "wat ging er ook alweer mis bij die ene aanname".